どんな社会人でも、かならずやらなければならないことがあります。

それはメールの送受信です。

社内の人間はもちろん、場合によっては社外とメールのやりとりをしなければなりません。

 

当然、ビジネスマナーにそぐわないメールを送ってしまうと、かなり失礼になってしまうため意識する必要があります。

 

そこで今回は、ビジネスマナーのメールについてお話ししますので参考にしてみてください。

 

ビジネスマナーメールの基礎知識について

 

 

友人とのLINEのやり取りのように、何も考えずに文章を送信できれば何ら苦労はありません。

 

会社に属している場合は、社会人として内容をしっかり相手に伝わるよう意識しなければなりません。

 

いくつかのポイントをおさておくだけで、ビジネスマナーに合ったメールのやり取りが可能となります。

 

件名は分かりやすく簡潔に

 

人によっては1日に何十通、何百通のメールが届きます。

 

ですから、適当な件名で送信してしまうと、そもそもメールをチェックすらしてくれない可能性が非常に高いです。

 

件名は本文のように多くの文字数が利用できないため、確実に見てもらえるような工夫をする必要があります。

 

たとえば【】のようなものでタイトルを強調したり会社名を記載したりすることで、見ないといけないメールだなと思ってくれます。

 

逆に、お世話になります。などの目的がないような件名はスルーされる可能性があるため注意しましょう。

 

メールの最初の本文には宛名を入れる

 

メールを受け取る側は、そもそもそれが自分宛に届いているのかが分からない場合があります。

 

たとえば、CcやBccとして送られる場合があるため、誰がメインのメールなのかを知らせるという意味でも、相手の会社名や名前を記載してあげると親切と言えます。

 

また、個人ではなく会社宛に送る場合は御中などを利用するようにしましょう。

 

メールの本文にあいさつを入れる

 

 

一般的に、社内でも社外でもあいさつはとても重要です。

 

あいさつのないメールは、冷たい印象を与えてしまう可能性があります。

 

メールは文章だからこそ、印象よく受け取ってもらえるよう、あいさつはかならず入れるようにするべきです。

 

たとえば冒頭に、いつもお世話になっております。だけでも印象は大きく異なります。

 

さらにあいさつのあとには、自社名と自分の名前を名乗るようにしましょう。

 

メールの最後の本文はしっかり締める

 

メールに伝えたいことを記載すれば、最後はしっかり締めてください。

 

たとえば、今後ともどうぞよろしくお願いします。などが該当します。

 

最後にしっかり締めておくことで、相手に丁寧さが伝わり印象が良くなります。

 

署名を入れる

 

締めのあとは、かならず署名を入れるようにしましょう。

 

署名とは、自社の社名や部署名、名前、電話番号、メールアドレスなどのことを指します。

 

署名が必要な理由は、自分が何者なのかを改めて知らせる必要があるからです。

 

また、メールアドレスやホームページのURLを提示しておくと、やりとりがスムーズになります。

 

署名はある意味名刺代わりとして活躍するため、かならずメールの設定で対応するようにしましょう。

 

ビジネスマナーとしてメールでここまでできていれば安心！

 

メールは単純に、用事があるときだけに利用するものではありません。

 

それ以外でも意識しておくことで、相手に気持ちを伝え印象付けられます。

 

たとえば、取引先の担当者と直接打ち合わせをしたり、何らかの理由で訪問したりすることもあるはずです。

 

当然、現場ではあいさつやお礼をしているはずですが、改めて帰社後もメールにてお礼を伝えると印象良く受け取ってもらえます。

 

メールを送るタイミングも重要です。

 

今日取引先の担当者と会ったのに、忙しかったからと言って1週間後にお礼のメールを送ると逆に印象が悪くなってしまいます。

 

ですから、お礼のメールは当日または翌日までにかならず送るようにしましょう。

 

また、相手から送られてきたメールに対しても既読をすればその日のうちか翌日に送信すれば安心と言えます。

 

ビジネスメールでよく使うマナー「To、Cc、Bcc」の違い

 

普段からメールを利用する際に、送り先のメールアドレスを入力するのは分かりますが、それに付属されているCcやBccの使い道に困ったことがあるはずです。

 

ですから、ToをはじめCcやBccのことを理解しておけば、失礼のないメールが送信できます。

 

まず、メールの内容を伝えたい本人がToに該当します。

 

基本的にToはよく使うため、そこまで迷うことはないはずです。

 

Ccは、メールの内容は見てほしいけれど返信は不要なときに使われます。

 

たとえば、社内の上司をToに選択肢、Ccをプロジェクトに関係している社員に設定してあげます。

 

そうすることで、社員にもメールの内容が確認できるため、内容の抜けや漏れがなくなります。

 

Bccは、送信先のメールアドレスを受信者に見られたくないときに使用します。

 

その特徴から、面識のない人に内容を送りたい場合に利用されることが多いです。

 

Bcc同士は、誰がBccに追加されているのかも確認できません。

 

たとえば、社外に内容を一斉送信する場合に使われます。

 

BccはCcと同じように、メールの確認はしてほしいけれど返信は不要なときにも使われます。

 

ただし、BccをCcと誤って送信した場合、漏れてはいけないメールアドレスが公開されるため、ToをはじめCcやBccの使い分けは丁寧に行いましょう。

 

こんなビジネスメールはマナーとして失礼！？

「学生さんからメールをもらって、最後に【取り急ぎお礼まで】と書いてあって失礼だなと。正解は【略儀ではございますが、まずはメールにてお礼申し上げます】という表現です」という呟きが。メールが主なやり取りの関係なら、略儀もクソもなくない…？丁寧過ぎるビジネスメールはあまり意味ないよ

— ぬえ (@yosinotennin) April 24, 2021

メールを送る際に、ついつい親切心から丁寧な文言になったり無駄なメールを送ったりする場合があります。

 

ビジネスメールとしては、マナー違反になる可能性があるため気をつけるべきです。

 

むやみに御中や様をつけない

 

基本的に、取引先の相手には様をつければ問題ないように思えます。

 

ですが、〇〇部長様や御中様などは絶対に使わないようにしましょう。

 

様をつけることで丁寧に見えますが、マナーとして役職や御中に様をつけるとビジネスマナーを知らない人として認知されてしまいます。

 

御社と貴社

 

相手の会社の担当者にメールを送る場合、貴社や御社という表現を用いることが多々あります。

 

ですが、メールでのやり取りの場合は貴社を使うのがビジネスマナーとして認知されています。

 

御社は実際に会ったときに使う口言葉のため、しっかり使い分けるようにしましょう。

 

添付ファイル

 

場合によっては、メールにファイルを添付することがあります。

 

テキストファイルのように軽いものであればいいですが、データ量が膨大なものはそもそも送信できなかったり、相手が見られなかったりする可能性があります。

 

ですからメール送信時に、ファイルを圧縮するかファイル転送サービスなどを利用するようにしましょう。

 

社内で使う言葉は使わない

 

 

社内では同僚や上司に向けて、お疲れ様ですや了解しました、などを多用しているはずです。

 

ですが、それは社外の人間に利用するのはおすすめしません。

 

あくまで社外の人はお客様ですから、承知しました、かしこまりました、などを使うようにしましょう。

 

ビジネスマナーのメールのまとめ

 

社会人であれば、毎日のように社内、社外問わずにメールを利用しているはずです。

 

だからこそ、ビジネスマナーを知らずに送信していると非常識なことをしている可能性があり、自分はもちろん会社の信用も失うことになりかねません。

 

ですから、事前にメールに関するビジネスマナーを理解しておくことをおすすめします。

 

さいごに

 

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