昨今、リモートワークの普及もあり「メール」などの重要度も高まりました。それはどの営業でも同じです。つまり、あなたが送る営業先にも多くのメールが届いているということ…。

 

営業先に送る挨拶などのメールは「定型的なものをマスターしておけば大丈夫」が通用しなくなってきています。したがって、しっかりと挨拶メールの基本を学び、かつ読まれて、アポイントに繋がるようなものにしなければいけません。

 

今回は、営業先への挨拶メールで失敗しないためのポイントや一工夫できるコツについて解説していきます。

 

営業先に挨拶用のメールは送ってる？挨拶メールの基本とマナー

営業先と言ってもいろんなパターンがあります。

 

・前任からの引き継ぎ

・新規取引先

・関係値が浅い取引先

・面識がない取引先

・以前取引があったが現在は無い場合

 

など…もちろん他の状況も考えられますが、常に「マイナスの状態」から「どう読まれるか」「何を伝えたいか」を意識して文面を考えていきましょう。

 

また、営業先に送るような挨拶用のメールは、形式的な挨拶にとどまらず、「ご案内」「ご提案」「ご相談」「お願い」などのように役割を持っているのが基本です。

 

この基本を抑えた上で挨拶メールのマナーを理解しましょう。

 

まずは件名→本文→署名。社会一般的なメールの内容と特段変わりません。しかし１つずつ噛み砕いてみると営業先への挨拶のメールマナーが見えてきます。

参考：【ビジネスで使えるお礼メール】

①件名

…「何の」お願い・ご相談・ご案内・ご報告・ご挨拶、なのかを明示しましょう。例えば、頭に「ご案内です」と書いてあってもなんのご案内なのかがわかりません。よくある文頭に「〇〇社の〜です」も用件がすぐにわかりません。したがって、営業先の人がメールをみてスクロールした時に、内容が目に入り認知してもらうためにも重要なことになります。

 

②メール本文

…初めてメールをお送りする場合は、しっかり自分自身の挨拶文を初めに入れましょう。どこの誰なのか、どんな会社で、経緯は？、など。特に、前任者の引き継ぎや少し営業先として時間が空いている場合は特に気をつけるべきです。ただし、用件についてはできるだけ端的に伝えるように気をつけましょう。

 

③署名

 

 

…指名・会社名・連絡先などをまとめたものを最後に記載。

 

「件名」で決まる⁉︎営業先への挨拶メールのポイントについて

営業先への挨拶メールで宛名の書き方を軽視している人も多いかもしれません。確かに、「〜のご挨拶」や「新商品のご案内」、会社名と名前だけ記載する方もいるでしょう。しかし、件名というのはwebサイトでいう「クリック率」と仮定してみてください。

 

実際に自分自身がネット上で何かを検索した時、気になる内容や関心に近い内容が記載されていたら自ずとクリックしてみますよね？

 

したがって、件名に必要なのは「関心を持ってもらう」ために本文の内容をわかりやすく記載しておくことが重要です。加えて、「メールを開いてもらう」まで繋げられるように、用件をストレートに伝えることも重要ですので、やはり件名の前半部分でしっかりと伝える意識を持ちましょう。

 

「新サービスのご案内」であれば、新サービスの内容やメリットを件名に加えてみることも大切です。

→（「件名：売り上げ30%アップの新サービスのご案内」、「業界最大級のセミナーに特別ご招待」）

 

ただし、場合によっては営業先との関係値が浅かったり、担当変更などの営業先への形式的な挨拶メールな連絡の場合は重点が変わります。特に面識がない場合などは、用件に加えて「会社名」「担当者」を場合によっては記載すべきです。件名その後の印象を左右するいわゆる顔です。

 

 

もし、引き継ぎなどで前任者から変わる場合は、前任者の営業先への挨拶のメール内容や件名をまずは参考にしましょう。テイストを確認しておくと安心感を与えスムーズに移行できますよ。

参考：【ビジネスマナーのメールはどう送るべき？失礼にならないためにやるべきこと】

肝心の本文は大丈夫？営業先への挨拶メールは直接つながるチャンス！

営業先への挨拶などのメールをどんなに拘っても最終的にはアポが取れたり、成果につながることが重要です。よく一生懸命いろんな文法を用いてメールを書く方もいますし、商品や訴求したいポイントを事細かに魅力を伝えようとする方もします。しかし、時間をかけずに成果に繋げた方がいいですよね？

 

だからこそ、営業先への挨拶メールは伝えたい内容を簡潔にメリットや要点を記載してください。どのようなシチュエーションでも重要です。そして、それ以上の深堀りや細かい魅力を伝える必要はありません。

 

多くのビジネスマンにとってメールを読む時間というのは手間です。もっと言えば、メールを返信するのも相手の時間をいただく行為です。

 

 

 

したがって、簡潔に要点やメリットなどを伝え、それでアポや返信に繋がらなければそれはそれでOKと考えてください。「これは営業先にとっては必要のない話しだった」と割り切ってみると時間をかけずに要点を絞って伝えることができるようになるでしょう。

 

また、簡潔なメールは返信のハードルを下げることにも繋がります。

 

例えば、内容の重たいメールや文字がたくさんあるメールは読みたくないですよね？相手がそれだけの長文を送ってくると、自分もそのくらいの返信をしなければいけない…そういった心理に繋がってしまいます。

 

だからこそ、簡潔に営業先への挨拶メールは「気になってもらう」ことを大切に書いていくことが重要なのです。

 

まとめ

営業先への挨拶メールは、どうしてもハードル高く感じますよね。しかし、重要なのは相手の立場にたって「このメール読みたいか」、もしくは「この営業先信頼できるか」と言ったところです。

 

今回は、テンプレートなどの紹介はしませんでしたが、まずはよくあるテンプレートベースでメールを作ってみて、そこから自分なりに削っていくのもいいでしょう。あくまでメールはメールです。そのさきのアポや契約、信頼関係の構築が重要になってきます。丁寧に相手を思いやりながらメールも作っていきましょう。

 

さいごに

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